Los Errores
fundamentales en la implementación de auditorías internas y su mitigación y
prevención.
La implementación de
una auditoría interna constituye un proceso sistemático en el que la
objetividad y la preparación son elementos esenciales. Se expondrán a
continuación los errores más críticos y las tácticas para su mitigación desde
la fase de preparación.
1. Falta de enfoque en los procesos y riesgos (Auditoría "Checklist")
Uno de los errores más frecuentes consiste en restringir la auditoría a un conjunto de verificación cerrado, persiguiendo exclusivamente el cumplimiento documental sin comprender la interacción de los procesos o los riesgos vinculados. Esta circunstancia transforma la auditoría en una actividad meramente burocrática que no genera valor.
· Prevención desde la fase de preparación: Es imperativo que el auditor lleve a cabo un análisis previo del contexto organizacional y los riesgos asociados al proceso a auditar. En vez de formular interrogantes cerrados de "sí/no", es imperativo elaborar planes de auditoría fundamentados en el pensamiento basado en riesgos, priorizando las áreas que tienen un impacto directo en la calidad del producto o servicio.
2. Deficiencia en la comunicación y falta de empatía (Atributos personales)
Un auditor que adopta una conducta inquisitiva o autoritaria propicia una actitud defensiva en el individuo que se somete al examen. Este obstaculiza el flujo de información y puede resultar en la ocultación de fallos cruciales.
· Prevención desde la fase de fase de preparación: Es imperativo que el auditor fortalezca sus habilidades interpersonales. De acuerdo con la norma ISO 19011, se requiere que el auditor sea diplomático, observador y perceptivo; desde el encuentro inaugural (preparado con antelación), es imperativo instaurar un ambiente de colaboración, enfatizando que la meta es la mejora continua y no la identificación de culpables.
3. Muestreo no representante
La obtención de una muestra muy reducida o de una sesión de registros puede conducir a conclusiones incorrectas respecto a la eficacia del sistema. En ocasiones, debido a la limitación de tiempo, el auditor se concentra únicamente en la información más reciente o en aquella que el auditado le proporciona.
- Prevención desde la fase de fase de preparación: Es necesario establecer una metodología de muestreo estadístico o fundamentada en el juicio profesional en el proceso de elaboración del plan de auditoría. El auditor debe garantizar que el tiempo asignado en la agenda sea adecuado para llevar a cabo la revisión de una muestra representativa que abarque distintos turnos, operadores o períodos de tiempo.
4. Redacción de hallazgos sin evidencia objetiva
Es inapropiado presentar no conformidades fundamentadas en opiniones, suposiciones o percepciones subjetivas en lugar de basarse en hechos verificables y en los requisitos normativos establecidos.
- Prevención desde la fase de fase de preparación: El auditor debe poseer un conocimiento sólido tanto de la norma de referencia como de los procedimientos internos. A lo largo del proceso de preparación, es imperativo determinar con precisión qué evidencia objetiva (registros, entrevistas, observación) será necesaria para la validación de cada requisito, garantizando que cualquier descubrimiento se base en la tríada: Requisito, Pruebas empíricas y hallazgo.
Competencias y atributos del auditor de primera parte
Con el fin de prevenir estos errores, la norma ISO 19011 subraya que el auditor interno debe contar con:
Competencias técnicas: Familiaridad con la normativa ISO implementada, técnicas de auditoría y entendimiento del sector de la organización.
- Atributos personales: integridad, visión abierta, tenacidad y habilidad para tomar decisiones.
Pregunta: ¿Cuál es el atributo personal más significativo del auditor para la identificación de resultados críticos: la tenacidad en la investigación o la habilidad comunicativa para adquirir información del auditado?
Referencias bibliográficas:
- Abad, J. (2021). Auditoría de sistemas de gestión: Basada en la norma ISO 19011:2018 . Madrid, España: Editorial Pirámide.
- Fontalvo, TJ y De La Hoz, EJ (2020). Diseño e implementación de sistemas de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001:2015 . Bogotá, Colombia: Ediciones de la U.
- Organización Internacional de Normalización. (2018). Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión (ISO 19011:2018) . Ginebra, Suiza: ISO.
- Sánchez-Rivera, L. (2022). Gestión de riesgos y auditoría interna: Un enfoque práctico para organizaciones modernas . Ciudad de México, México: Alfaomega.